Das Wichtigste in Kürze: Der Kontenplan ist Ihre individuelle Auswahl aus dem Kontenrahmen KMU. Er sollte die Mindestgliederung nach Art. 959a/959b OR abbilden, pro Konto eine Führungs- oder Nachweisfrage beantworten und nur zum Jahreswechsel angepasst werden.
Der Kontenplan ist das Rückgrat jeder Buchhaltung. Er entscheidet darüber, ob Sie am Jahresende in fünf Minuten wissen, womit Sie Geld verdienen – oder ob Sie sich durch ein Sammelkonto «Übriger Aufwand» wühlen müssen. Trotzdem wird er in vielen Schweizer KMU einmal beim Start übernommen und danach nie wieder angeschaut. Dieser Beitrag zeigt, wie ein sauber strukturierter Kontenplan aufgebaut ist, wie detailliert er sein sollte und welche Konten in der Praxis am häufigsten falsch bebucht werden.
Was ist ein Kontenplan – und was ein Kontenrahmen?
Der Kontenrahmen ist die branchenübergreifende Vorlage: eine systematische Nummerierung aller denkbaren Konten. In der Schweiz hat sich der Kontenrahmen KMU (bekannt nach Sterchi) als De-facto-Standard etabliert; ältere Betriebe arbeiten teilweise noch mit dem Kontenrahmen Käfer. Der Kontenplan ist demgegenüber Ihre individuelle Auswahl daraus – also genau die Konten, die Ihr Betrieb tatsächlich braucht.
Rechtlich gibt das Obligationenrecht keinen bestimmten Kontenrahmen vor. Es verlangt aber in Art. 959a und 959b OR eine Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung. Ihr Kontenplan muss also so aufgebaut sein, dass sich diese Gliederung ohne Verrenkungen daraus erzeugen lässt. Genau das leistet der Kontenrahmen KMU – er ist auf die OR-Rechnungslegung abgestimmt.
Welche Kontenklassen gibt es im Kontenrahmen KMU?
Die erste Ziffer der Kontonummer sagt bereits, worum es geht. Diese Logik sollten Sie verinnerlichen – sie erklärt neun von zehn Fragen zur Kontierung:
| Klasse | Inhalt | Typische Konten |
|---|---|---|
| 1 | Aktiven (Umlauf- und Anlagevermögen) | 1000 Kasse, 1020 Bank, 1100 Forderungen L+L, 1200 Vorräte, 1500 Maschinen |
| 2 | Passiven (Fremd- und Eigenkapital) | 2000 Verbindlichkeiten L+L, 2200 geschuldete MWST, 2800 Kapital, 2979 Jahresgewinn |
| 3 | Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen | 3200 Handelserlöse, 3400 Dienstleistungserlöse, 3800 Erlösminderungen |
| 4 | Aufwand für Material, Waren, Dienstleistungen, Energie | 4200 Handelswarenaufwand, 4400 Fremdleistungen |
| 5 | Personalaufwand | 5000 Löhne, 5700 Sozialversicherungsaufwand, 5800 übriger Personalaufwand |
| 6 | Übriger Betriebsaufwand, Abschreibungen, Finanzergebnis | 6000 Mietaufwand, 6500 Verwaltungsaufwand, 6800 Abschreibungen, 6900 Finanzaufwand |
| 7 | Betrieblicher Nebenerfolg | Ertrag und Aufwand aus Nebenbetrieben oder betrieblichen Liegenschaften |
| 8 | Ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Erfolg, Steuern | 8500 ausserordentlicher Ertrag, 8900 direkte Steuern |
| 9 | Abschluss | Erfolgsrechnung, Gewinnverwendung |
Wer diese Systematik konsequent nutzt, erhält Auswertungen, die sich Jahr für Jahr und sogar zwischen Betrieben vergleichen lassen. Das ist der eigentliche Wert: nicht die Ordnung an sich, sondern die Vergleichbarkeit.
Wie detailliert soll der Kontenplan sein?
Hier machen KMU beide Fehler – zu grob und zu fein. Die Faustregel: Ein zusätzliches Konto lohnt sich, wenn Sie die Zahl steuern oder erklären müssen.
- Aufteilen, wenn es eine Entscheidung stützt: Führen Sie zwei Standorte oder zwei Geschäftsfelder, trennen Sie die Erlöse (z. B. 3400 und 3401). Erst dann sehen Sie, welcher Bereich trägt.
- Aufteilen, wenn die Steuerbehörde nachfragt: Fahrzeug-, Reise- und Repräsentationsaufwand gehören auf eigene Konten – so ist der Privatanteil sauber herleitbar.
- Zusammenfassen, wenn nichts daran folgt: Drei Konten für Büromaterial erzeugen nur Kontierungsfragen, aber keine Erkenntnis.
- Kein Konto «Diverses»: Sammelkonten wachsen erfahrungsgemäss – und müssen am Jahresende doch einzeln aufgearbeitet werden.
Ein gut geführtes KMU kommt selten über 80 bis 120 aktive Konten hinaus. Alles, was darüber hinausgeht, ist meist besser über Kostenstellen oder Analysekonten gelöst als über neue Sachkonten. Moderne Systeme wie Odoo bieten dafür eigene Dimensionen – wir begleiten solche Umstellungen im IT-Consulting.
Welche Konten werden am häufigsten falsch bebucht?
Aus der täglichen Mandatsarbeit sind es fast immer dieselben:
- MWST-Konten: Vorsteuer wird getrennt geführt – auf Material, Waren und Dienstleistungen (1170) sowie auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand (1171). Die geschuldete Umsatzsteuer liegt auf 2200. Wer mit Saldosteuersätzen abrechnet, zieht keine Vorsteuer ab; diese Konten bleiben dann leer. Der Normalsatz liegt seit dem 1. Januar 2024 bei 8,1 Prozent.
- Privatkonto und Kontokorrent: Bei der Einzelfirma gehören private Bezüge auf das Privatkonto, nicht in den Aufwand. Bei der GmbH oder AG landet Privates im Kontokorrent des Gesellschafters – und ein Sollsaldo darauf ist steuerlich heikel.
- Sozialversicherungen: Arbeitnehmerbeiträge sind ein Durchlaufposten auf einem Passivkonto, nur der Arbeitgeberanteil ist Aufwand (5700).
- Kassen- und Zahlungsdienstleisterkonten: Kartenumsätze treffen erst Tage später auf dem Bankkonto ein. Ohne eigenes Übergangskonto stimmt der Kassenbestand nie – ein Thema, das eng mit der Wahl der Kartenzahlungslösung zusammenhängt.
Wann sollten Sie den Kontenplan überarbeiten?
Der beste Zeitpunkt ist der Beginn eines Geschäftsjahres – Änderungen mitten in der Periode brechen die Vergleichbarkeit. Anlass für eine Überarbeitung gibt es, wenn ein neues Geschäftsfeld dazukommt, wenn Sie MWST-pflichtig werden oder die Abrechnungsmethode wechseln, wenn die Rechtsform ändert oder wenn Sie die Buchhaltung auf eine neue Software migrieren. Wichtig ist in allen Fällen: Konten mit Saldo werden nicht gelöscht, sondern inaktiv gesetzt, damit die Vorjahre lesbar bleiben.
Fazit
Ein guter Kontenplan ist kein Selbstzweck, sondern ein Führungsinstrument. Er folgt der Systematik des Kontenrahmens KMU, erfüllt die Mindestgliederung nach OR, ist so fein wie nötig und so grob wie möglich – und er wird bewusst zum Jahreswechsel gepflegt statt zufällig im laufenden Betrieb erweitert. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Struktur noch zu Ihrem Betrieb passt, lohnt sich ein Blick von aussen: Wir prüfen Kontenplan und Auswertungen im Rahmen der Buchhaltung und Treuhand und richten sie auf Ihre Führungsfragen aus. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.
Häufige Fragen
Welcher Kontenrahmen gilt in der Schweiz für KMU?
Das Obligationenrecht schreibt keinen bestimmten Kontenrahmen vor. In der Praxis ist der Kontenrahmen KMU (nach Sterchi) Standard, weil seine Gliederung auf die Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung nach Art. 959a und 959b OR abgestimmt ist.
Was bedeuten die Kontenklassen 1 bis 9?
1 sind Aktiven, 2 Passiven, 3 betrieblicher Ertrag, 4 Material- und Warenaufwand, 5 Personalaufwand, 6 übriger Betriebsaufwand inklusive Abschreibungen und Finanzergebnis, 7 betrieblicher Nebenerfolg, 8 ausserordentlicher Erfolg und Steuern, 9 Abschluss.
Wie viele Konten braucht ein KMU?
In der Regel genügen 80 bis 120 aktive Konten. Ein zusätzliches Konto lohnt sich nur, wenn die Zahl eine Entscheidung stützt oder gegenüber Behörden nachgewiesen werden muss – Sammelkonten wie «Diverses» sollten Sie vermeiden.
Darf man den Kontenplan während des Jahres ändern?
Technisch ja, sinnvoll ist es selten: Änderungen mitten in der Periode brechen die Vergleichbarkeit. Passen Sie den Kontenplan auf den Beginn eines Geschäftsjahres an und setzen Sie nicht mehr benötigte Konten mit Saldo inaktiv, statt sie zu löschen.