Das Wichtigste in Kürze: Eine Schweizer Rechnung braucht Name und Ort beider Parteien, die UID, Leistungsdatum, einen konkreten Leistungsbeschrieb, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Für die Zahlung gilt seit Oktober 2022 ausschliesslich die QR-Rechnung oder eBill – eine QR-Referenz funktioniert dabei nur zusammen mit der QR-IBAN.
Die Rechnung ist das Dokument, an dem sich Liquidität, Mehrwertsteuer und Kundenbeziehung gleichzeitig entscheiden. Fehlt eine Pflichtangabe, riskieren Ihre Kundinnen und Kunden den Vorsteuerabzug – und Sie eine Rückfrage statt einer Zahlung. Ist die Zahlungsinformation unklar, bleibt der Betrag offen und Ihre Buchhaltung muss den Eingang von Hand zuordnen. Dieser Beitrag zeigt, was auf eine Schweizer Rechnung gehört, wie die QR-Rechnung korrekt aufgebaut ist und welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss die Anforderungen von Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes einhalten. Eine Rechnung enthält demnach:
- Name und Ort des Leistungserbringers in der Form, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, sowie die UID (Format CHE-123.456.789 MWST).
- Name und Ort des Leistungsempfängers, ebenfalls in der üblichen Geschäftsbezeichnung.
- Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung – «Diverses» oder «Beratung» ohne weitere Angaben genügt nicht.
- Entgelt für die Leistung.
- Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag. Ist das Entgelt inklusive Steuer, reicht der Hinweis darauf – dann muss der Satz aber erkennbar sein.
Für Kassenzettel bis 400 Franken gilt eine Erleichterung: Hier darf die Angabe des Leistungsempfängers weggelassen werden. Alle übrigen Angaben bleiben Pflicht. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, darf keine MWST ausweisen – ein ausgewiesener Steuerbetrag ist geschuldet, auch wenn keine Steuerpflicht besteht.
Welche Mehrwertsteuersätze gelten?
Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Sätze:
| Satz | Höhe | Typische Anwendung |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8,1 % | Dienstleistungen, Handel, Gastronomie vor Ort |
| Reduzierter Satz | 2,6 % | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente |
| Sondersatz Beherbergung | 3,8 % | Übernachtung mit Frühstück |
Rechnen Sie mit dem Saldosteuersatz ab, weisen Sie auf der Rechnung trotzdem den gesetzlichen Satz aus – der Saldosteuersatz betrifft nur Ihre Abrechnung mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung, nicht Ihre Kundschaft. Diese Unterscheidung wird regelmässig verwechselt; wir gehen sie in der laufenden Buchhaltung mit Ihnen durch.
Was gilt bei der QR-Rechnung?
Seit dem 1. Oktober 2022 sind roter und oranger Einzahlungsschein endgültig abgeschafft. Zahlungen laufen über die QR-Rechnung oder über eBill. Der QR-Code enthält alle Zahlungsdaten strukturiert – korrekt erfasst, wird die Zahlung automatisch zugeordnet und Ihr Debitorenkonto stimmt ohne Handarbeit.
Entscheidend ist die richtige Kombination aus Konto und Referenz:
| Variante | Konto | Referenz | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Mit QR-Referenz | QR-IBAN | 27-stellige QR-Referenz | Viele Rechnungen, automatische Verbuchung der Zahlungseingänge |
| Mit Creditor Reference | Normale IBAN | Referenz nach ISO 11649 | Internationale Kundschaft, ebenfalls automatisch abgleichbar |
| Ohne Referenz | Normale IBAN | keine | Einzelne Rechnungen, manuelle Zuordnung |
Die häufigste Panne: QR-IBAN und normale IBAN werden vertauscht. Eine QR-Referenz funktioniert nur mit der QR-IBAN, und die QR-IBAN darf nur mit einer QR-Referenz verwendet werden. Ihre Bank stellt Ihnen beide Nummern zur Verfügung. Prüfen Sie ausserdem, ob die Mitteilung im Zahlteil frei bleibt, wenn Sie mit Referenz arbeiten – Text und Referenz schliessen sich teilweise aus.
Papier, PDF oder eBill?
Eine Rechnung darf per E-Mail als PDF versandt werden; eine Unterschrift ist nicht nötig. Wichtig ist, dass der Zahlteil vollständig und maschinenlesbar bleibt. Wer regelmässig grössere Mengen fakturiert, fährt mit einer durchgängigen Lösung besser: Rechnung, Versand, Mahnwesen und Zahlungsabgleich laufen dann im gleichen System. Wie sich das in Ihrem Betrieb umsetzen lässt, zeigen wir im IT-Consulting; für den Zahlungsverkehr am Ladentisch ergänzt eine Kartenzahlungslösung das Bild.
Ab wann ist eine Kundin oder ein Kunde in Verzug?
Nach Obligationenrecht tritt Verzug ein, sobald Sie mahnen – oder automatisch, wenn Sie auf der Rechnung einen bestimmten Verfalltag nennen. «Zahlbar innert 30 Tagen» ab Rechnungsdatum genügt dafür. Ab Verzug schulden Ihre Kundinnen und Kunden den gesetzlichen Verzugszins von 5 % pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Praktisch heisst das: Zahlungsfrist immer schriftlich auf die Rechnung, Mahnläufe in festen Abständen, und offene Posten mindestens monatlich prüfen. Wer erst nach einem halben Jahr nachfasst, verhandelt bereits aus der schwächeren Position.
Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren?
Die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Belege unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar verfügbar sind. Ein PDF-Ordner auf einem Laufwerk ohne Struktur und ohne Sicherung erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
- Fehlende oder falsche UID – der Klassiker nach Rechtsformwechsel oder Firmennamenänderung.
- Leistungsbeschrieb zu vage, sodass die Steuerverwaltung den Vorsteuerabzug beim Empfänger beanstandet.
- MWST ausgewiesen ohne Steuerpflicht – der Betrag wird geschuldet.
- Lückenhafte Nummerierung der Rechnungen; nachvollziehbare Reihen sind Teil einer ordnungsgemässen Buchführung.
- Gutschriften als Löschung statt als eigener Beleg – stornierte Rechnungen dürfen nicht einfach verschwinden.
- Keine Zahlungsfrist, wodurch der Verzug erst mit der Mahnung beginnt.
Fazit
Eine korrekte Rechnung kostet einmalig etwas Aufwand in der Vorlage – und spart danach dauerhaft Rückfragen, Vorsteuerprobleme und Zahlungsverzögerungen. Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage einmal systematisch gegen die Pflichtangaben, stellen Sie die QR-Variante bewusst ein und legen Sie Zahlungsfrist sowie Mahnrhythmus verbindlich fest. Wenn Sie Ihre Fakturierung und den Zahlungsabgleich sauber aufsetzen möchten, nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir schauen Ihre Vorlagen und Abläufe gemeinsam durch.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten?
Name und Ort von Leistungserbringer und Leistungsempfänger, die UID des Leistungserbringers, das Datum oder den Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kassenzetteln bis 400 Franken darf der Empfänger weggelassen werden.
Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist ein separates Konto Ihrer Bank, das ausschliesslich mit der 27-stelligen QR-Referenz verwendet wird und die automatische Zuordnung der Zahlung ermöglicht. Die normale IBAN nutzen Sie ohne Referenz oder mit einer Creditor Reference nach ISO 11649.
Darf ich MWST ausweisen, wenn ich nicht steuerpflichtig bin?
Nein. Wer nicht im Mehrwertsteuerregister eingetragen ist, darf keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein trotzdem ausgewiesener Steuerbetrag wird der Eidgenössischen Steuerverwaltung geschuldet.
Ab wann darf ich Verzugszins verlangen?
Sobald die Kundschaft in Verzug ist – also nach einer Mahnung oder automatisch nach Ablauf eines auf der Rechnung genannten Verfalltags. Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 Prozent pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde.