Das Wichtigste in Kürze: Der Lohnausweis (Formular 11) muss alle Leistungen, Sozialabzüge und Spesen eines Kalenderjahres korrekt ausweisen. Die häufigsten Fehler betreffen den Privatanteil am Geschäftsfahrzeug, Pauschalspesen, Boni und die Felder F und G – eine Kontrolle der Lohndaten im Herbst verhindert sie.
Spätestens im Januar muss jede Arbeitgeberin und jeder Arbeitgeber in der Schweiz für alle Mitarbeitenden einen Lohnausweis ausstellen. Viele Fehler entstehen allerdings nicht im Januar, sondern schon während des Jahres: bei fehlenden Angaben zum Geschäftsfahrzeug, bei unklaren Spesen oder bei Ein- und Austritten. Wer im Herbst seine Lohndaten prüft, spart sich zum Jahreswechsel viel Aufwand – und vermeidet Rückfragen der Steuerverwaltung.
Wozu dient der Lohnausweis?
Der Lohnausweis (amtliches Formular 11) ist die Grundlage für die Steuererklärung der Mitarbeitenden. Er zeigt, welche Leistungen die Person im Kalenderjahr erhalten hat, welche Sozialversicherungsbeiträge abgezogen wurden und welche Spesen vergütet wurden. Die Steuerverwaltung vergleicht diese Angaben mit der Steuererklärung. Fehler im Lohnausweis führen deshalb direkt zu falschen Veranlagungen – und können für den Arbeitgeber Nachfragen oder im schlimmsten Fall Bussen zur Folge haben.
Einheitliche Vorgaben macht die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der Schweizerischen Steuerkonferenz und der ESTV. Sie ist verbindlich und wird regelmässig aktualisiert – es lohnt sich, jeweils die aktuelle Fassung zu konsultieren.
Was gehört in welche Ziffer?
Die wichtigsten Ziffern im Überblick:
| Ziffer | Inhalt | Typische Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Lohn | Monatslohn, Stundenlohn, Zulagen, Überstunden |
| 2 | Gehaltsnebenleistungen | Verpflegung/Unterkunft, Privatanteil Geschäftsfahrzeug, übrige Naturalleistungen |
| 3 | Unregelmässige Leistungen | Boni, Gratifikationen, Jubiläumsgeschenke |
| 4–7 | Kapitalleistungen, Beteiligungsrechte, VR-Honorare, andere Leistungen | Mitarbeiteraktien, Verwaltungsratsentschädigungen |
| 8 | Bruttolohn total | Summe der Ziffern 1–7 |
| 9 | Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV | Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungen |
| 10 | Berufliche Vorsorge | ordentliche BVG-Beiträge (10.1), Einkäufe (10.2) |
| 11 | Nettolohn | Bruttolohn abzüglich Ziffern 9 und 10 |
| 12 | Quellensteuerabzug | nur bei quellenbesteuerten Personen |
| 13 | Spesenvergütungen | effektive Spesen, Pauschalspesen, Weiterbildungskosten |
| 15 | Bemerkungen | Hinweise zu genehmigtem Spesenreglement, Teilzeit, Besonderheiten |
Zusätzlich sind die Felder F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) und G (Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks) anzukreuzen, wenn diese Leistungen gewährt werden. Diese Kreuze wirken sich auf die Abzüge in der Steuererklärung der Mitarbeitenden aus und werden in der Praxis häufig vergessen.
Welche Fehler passieren am häufigsten?
1. Geschäftsfahrzeug ohne Privatanteil
Darf ein Mitarbeitender das Geschäftsauto auch privat nutzen, ist ein Privatanteil als Gehaltsnebenleistung in Ziffer 2.2 aufzuführen. Seit 2022 beträgt die Pauschale 0,9 % des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Monat; der Arbeitsweg ist darin enthalten. Fehlt dieser Betrag oder wird Feld F falsch angekreuzt, stimmen sowohl Einkommen als auch Fahrkostenabzug nicht.
2. Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement
Pauschalspesen sind nur dann unproblematisch, wenn sie tatsächlich anfallende Kosten decken. Liegt ein vom Kanton genehmigtes Spesenreglement vor, wird dies im Lohnausweis vermerkt. Ohne Genehmigung müssen Pauschalen besonders sorgfältig begründet werden – sonst droht die Aufrechnung als Lohn. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Spesenreglement.
3. Boni und Geschenke vergessen
Gratifikationen, Leistungsprämien oder grössere Geschenke gehören als unregelmässige Leistungen in den Lohnausweis. Auch Gutscheine oder Naturalleistungen können steuerbar sein, wenn sie über übliche Gelegenheitsgeschenke hinausgehen.
4. Falsche Periode bei Ein- und Austritten
Der Lohnausweis weist die tatsächliche Beschäftigungsdauer aus. Wer unter dem Jahr eintritt oder austritt, erhält einen Lohnausweis nur für diese Periode. Bei Austritten ist es sinnvoll, den Lohnausweis direkt mit der letzten Lohnabrechnung auszustellen.
5. Fehlende AHV-Nummer oder veraltete Adressen
Unvollständige Personalien verzögern die Zuordnung bei der Steuerverwaltung. Prüfen Sie Adressen, Zivilstand und AHV-Nummern, bevor Sie die Lohnausweise erzeugen.
Muss der Arbeitgeber den Lohnausweis auch der Steuerverwaltung einreichen?
Das ist kantonal unterschiedlich. In einigen Kantonen müssen Arbeitgeber die Lohnausweise zusätzlich direkt der kantonalen Steuerverwaltung übermitteln, in anderen genügt die Abgabe an die Mitarbeitenden. Immer mehr Unternehmen übermitteln die Daten elektronisch über den Swissdec-Standard (ELM) aus einer zertifizierten Lohnsoftware. Das reduziert Tippfehler und spart Papier.
Wie bereiten Sie den Lohnausweis schon im Herbst vor?
Mit einer kurzen Checkliste im vierten Quartal sind Sie für den Januar gerüstet:
- Stammdaten prüfen: Adressen, AHV-Nummern, Eintritts- und Austrittsdaten, Quellensteuer-Status.
- Lohnarten zuordnen: Ist jede Lohnart in der Software der richtigen Ziffer zugewiesen? Gerade neu erfasste Zulagen werden oft falsch gemappt.
- Geschäftsfahrzeuge erfassen: Kaufpreis und private Nutzung je Mitarbeitenden dokumentieren.
- Spesen abgleichen: Spesenreglement, Pauschalen und effektive Vergütungen kontrollieren.
- Sonderzahlungen planen: Boni, 13. Monatslohn und Geschenke vor Jahresende korrekt über die Lohnbuchhaltung abrechnen.
- Abstimmung vornehmen: Lohnjournal, AHV-Jahresmeldung und Buchhaltung müssen übereinstimmen.
Eine saubere Abstimmung zwischen Lohn und Finanzbuchhaltung ist der beste Schutz vor Fehlern. Unser Team übernimmt auf Wunsch die gesamte Lohn- und Finanzbuchhaltung für Ihr KMU. Wenn Sie Ihre Lohnprozesse digitalisieren möchten, unterstützen wir Sie im Rahmen unseres IT-Consultings bei der Einrichtung einer Swissdec-fähigen Lösung, zum Beispiel mit Odoo.
Fazit
Der Lohnausweis ist mehr als eine Formalität: Er bildet die Grundlage für die Besteuerung Ihrer Mitarbeitenden und wird von den Steuerbehörden genau geprüft. Die häufigsten Fehler – fehlender Privatanteil beim Geschäftsauto, unklare Spesen, vergessene Boni oder falsche Kreuze in den Feldern F und G – lassen sich mit einer rechtzeitigen Kontrolle im Herbst vermeiden. Wer Stammdaten, Lohnarten und Spesen jetzt prüft, kann die Lohnausweise im Januar ohne Hektik ausstellen. Gerne unterstützen wir Sie dabei – kontaktieren Sie uns für einen Lohn-Check vor dem Jahreswechsel.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.
Häufige Fragen
Bis wann muss der Lohnausweis ausgestellt werden?
Der Lohnausweis wird für jedes Kalenderjahr ausgestellt und den Mitarbeitenden in der Regel bis Ende Januar des Folgejahres abgegeben, damit sie ihn für die Steuererklärung verwenden können. Bei einem Austritt wird er idealerweise mit der letzten Lohnabrechnung ausgestellt.
Wie wird der Privatanteil für ein Geschäftsauto berechnet?
Seit 2022 gilt pauschal 0,9 % des Kaufpreises exkl. MWST pro Monat; der Arbeitsweg ist darin enthalten. Der Betrag wird als Gehaltsnebenleistung in Ziffer 2.2 des Lohnausweises aufgeführt.
Was bedeuten die Felder F und G im Lohnausweis?
Feld F wird angekreuzt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitsweg unentgeltlich ermöglicht, zum Beispiel mit einem Geschäftsfahrzeug. Feld G steht für verbilligte Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks. Beide Kreuze beeinflussen die Abzüge in der Steuererklärung.
Muss der Lohnausweis der Steuerverwaltung eingereicht werden?
Das hängt vom Kanton ab. In einigen Kantonen müssen Arbeitgeber die Lohnausweise zusätzlich direkt der Steuerverwaltung zustellen; die elektronische Übermittlung via Swissdec (ELM) ist zunehmend verbreitet.