Das Wichtigste in Kürze: Bei jeder Neuanstellung müssen Arbeitgeber die Person bei der AHV-Ausgleichskasse, der Pensionskasse und der Unfallversicherung melden und – bei Personen ohne Niederlassungsbewilligung C – die Quellensteuer abrechnen. Die BVG-Anmeldung erfolgt vor dem ersten Arbeitstag.
Per 1. August starten in vielen Schweizer KMU neue Mitarbeitende und Lernende. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben – doch damit ist die Arbeit für den Betrieb erst halb getan. Wer eine Person anstellt, löst eine ganze Reihe von Melde- und Anmeldepflichten aus: AHV, berufliche Vorsorge, Unfallversicherung, allenfalls Quellensteuer. Werden sie vergessen, drohen Nachforderungen, Verzugszinsen und im Schadenfall empfindliche Deckungslücken.
Welche Anmeldungen sind bei einer Neuanstellung Pflicht?
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Schritte – und wo sie erledigt werden.
| Was | Wo | Wann |
|---|---|---|
| AHV/IV/EO und ALV | Kantonale AHV-Ausgleichskasse oder Verbandskasse | Mit der Lohnmeldung, spätestens zur Jahresabrechnung – neue Mitarbeitende laufend melden |
| Familienzulagen | Familienausgleichskasse (in der Regel an die AHV-Kasse angegliedert) | Sobald die Person Kinder hat – Gesuch über den Arbeitgeber |
| Berufliche Vorsorge (BVG) | Pensionskasse / Sammelstiftung | Vor Stellenantritt anmelden, Versicherung beginnt mit dem ersten Arbeitstag |
| Unfallversicherung (UVG) | Suva oder Privatversicherer | Deckung ab erstem Arbeitstag; Personalbestand dem Versicherer melden |
| Quellensteuer | Kantonale Steuerverwaltung | Bei Antritt, meist innert weniger Tage – Frist ist kantonal geregelt |
| Arbeits-/Aufenthaltsbewilligung | Kantonale Migrationsbehörde bzw. Meldeverfahren | Vor Arbeitsbeginn abklären |
Ab wann ist eine Person AHV-pflichtig?
Die Beitragspflicht für Arbeitnehmende beginnt am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres. Gerade bei Lernenden lohnt sich der Blick ins Geburtsdatum: Ein 16-jähriger Lehrling im ersten Lehrjahr ist noch nicht AHV-pflichtig, ab dem entsprechenden Jahreswechsel dagegen schon. Wird die Umstellung verpasst, fehlen Beiträge, die später mit Verzugszins nachbelastet werden.
Wichtig: Auch geringfügige Löhne, Aushilfen und Ferienjobs sind grundsätzlich abzurechnen. Die Vereinfachungen für Kleinstlöhne gelten nur unter engen Voraussetzungen und nicht für alle Branchen – im Zweifel bei der Ausgleichskasse nachfragen.
Wann muss eine Person in der Pensionskasse angemeldet werden?
Der BVG-Obligatoriumsbeginn hängt von drei Faktoren ab:
- Alter: Ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag sind die Risiken Tod und Invalidität versichert, die Altersgutschriften beginnen ab dem 1. Januar nach dem 24. Geburtstag.
- Lohnhöhe: Massgebend ist die jährlich angepasste BVG-Eintrittsschwelle. Wer darunter liegt, ist nicht obligatorisch versichert – eine freiwillige Versicherung ist je nach Reglement möglich.
- Dauer: Befristete Anstellungen von höchstens drei Monaten sind nicht obligatorisch zu versichern. Wird verlängert oder aneinandergereiht, kann die Versicherungspflicht rückwirkend entstehen.
Melden Sie die Person vor dem Eintritt an. Passiert ein Unfall oder ein Todesfall in einem nicht gemeldeten Arbeitsverhältnis, wird die Abwicklung für alle Beteiligten unangenehm.
Was gilt bei der Unfallversicherung?
Jede angestellte Person ist ab dem ersten Arbeitstag gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) kommt hinzu, sobald mindestens acht Stunden pro Woche beim selben Arbeitgeber gearbeitet wird. Bei Teilzeitpensen unter dieser Schwelle muss die Person über die eigene Krankenkasse gedeckt sein – informieren Sie sie schriftlich darüber, das erspart später Diskussionen.
Ein Krankentaggeld ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, in vielen Gesamtarbeitsverträgen aber Pflicht – und in jedem Fall betriebswirtschaftlich sinnvoll, weil die Lohnfortzahlungspflicht nach OR sonst voll beim Betrieb liegt. Welche Deckungen für Ihre Grösse und Branche wirklich nötig sind, klären wir gerne im Rahmen der Geschäftsversicherungen.
Wer unterliegt der Quellensteuer?
Quellenbesteuert werden in der Regel Personen mit Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C sowie Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Der Arbeitgeber zieht die Steuer direkt vom Lohn ab und liefert sie der kantonalen Steuerverwaltung ab – üblicherweise monatlich, in kleineren Verhältnissen auch quartalsweise.
Massgebend sind Zivilstand, Kinder, Konfession und ein allfälliges Nebeneinkommen des Partners. Verlangen Sie diese Angaben schriftlich und aktualisieren Sie den Tarifcode bei jeder Änderung. Falsche Tarifcodes gehören zu den häufigsten Fehlern in der Schweizer Lohnbuchhaltung.
Welche Unterlagen gehören ins Personaldossier?
- Unterzeichneter Arbeits- bzw. Lehrvertrag mit Pensum, Lohn und Ferienanspruch
- AHV-Nummer, Geburtsdatum, Zivilstand und Bankverbindung
- Kopie der Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung, sofern erforderlich
- Angaben zu Kindern für Familienzulagen und Quellensteuertarif
- Bestätigung, dass das Spesenreglement und interne Weisungen ausgehändigt wurden
Bewahren Sie diese Daten geschützt auf und geben Sie nur weiter, was die Sozialversicherer tatsächlich benötigen. Ein sauber geführtes digitales Dossier spart beim Jahresabschluss und bei Revisionen viel Zeit – Vorlagen und Ablagestrukturen richten wir im Rahmen der Buchhaltung und Treuhand ein.
Fazit
Eine Neuanstellung ist mehr als ein unterschriebener Vertrag. Wer AHV, BVG, UVG und Quellensteuer von Anfang an korrekt aufsetzt, vermeidet Nachzahlungen, Deckungslücken und unnötige Korrekturen in der Lohnbuchhaltung. Eine einfache Eintritts-Checkliste, die bei jedem Stellenantritt abgearbeitet wird, genügt dafür in den meisten KMU vollauf.
Sie stellen per August neue Mitarbeitende oder Lernende ein und möchten die Anmeldungen einmal sauber aufgleisen? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir übernehmen die Lohnadministration oder prüfen Ihre bestehenden Abläufe.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ein Lernender AHV-Beiträge zahlen?
Die AHV-Beitragspflicht für Arbeitnehmende beginnt am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres. Jüngere Lernende sind noch nicht beitragspflichtig, ab diesem Stichtag muss der Lohn jedoch abgerechnet werden.
Muss ich Teilzeitmitarbeitende gegen Nichtberufsunfall versichern?
Nur wenn sie mindestens acht Stunden pro Woche beim selben Arbeitgeber arbeiten. Darunter besteht keine NBU-Deckung über den Betrieb; die Person muss sich über die eigene Krankenkasse versichern und sollte darüber schriftlich informiert werden.
Wer unterliegt in der Schweiz der Quellensteuer?
In der Regel Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz ohne Niederlassungsbewilligung C sowie Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Der Arbeitgeber zieht die Steuer vom Lohn ab und liefert sie der kantonalen Steuerverwaltung ab.
Müssen befristete Anstellungen in der Pensionskasse angemeldet werden?
Anstellungen von höchstens drei Monaten sind nicht obligatorisch BVG-versichert. Wird das Arbeitsverhältnis verlängert oder mehrfach aneinandergereiht, kann die Versicherungspflicht jedoch entstehen.